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接待とは
社会人になると、接待は本当に必要なのかと疑問を感じる人も数多く存在しています。しかし、お酒の場であるからこそ垣間見える人間性は、お互いが今後一緒に仕事を進めていくうえで非常に大事なものになるのです。
なぜ「接待」を行うのか。やる意味は？
何のために接待を行うのか、相手企業と取引する過程ではあまり必要のないものに感じるかもしれません。接待の目的を理解していなければ、ただおいしいご飯を食べて話をするだけで終わってしまいます。
「接待」とは、会社の代表として会社の今後を背負って行うものです。取引先との信頼関係を深く築き、仕事を円滑に進める手助けにもなるため、取引先・職場の人間に対して自分の人間性・センスを広く知らしめる大事なツールとなり得ます。まずは、接待での目的や目標を自分自身で明確にしてから臨むようにしましょう。
ただし、接待ではいかに相手方に喜んでもらえるかが非常に大切なことであると忘れてはいけません。お酒の席とはいえ仕事の席ですので、おもてなしの心を忘れずに最低限のマナーは守って行動しましょう。
日程や場所など事前準備はしっかりと行う
接待をセッティングするにあたり、当日になってもあたふたしていると、取引先だけでなく上司や部下からの印象も悪くなってしまいます。接待の日程や場所に関しては事前にしっかりと準備しておきましょう。
日程の決め方
日程を決める際には相手方の都合を最優先に考え、いくつかの候補日を挙げて調整します。候補の日程を近づけすぎると相手方にも迷惑が掛かってしまう場合があるため、1ヵ月ほど余裕を見て予定を立てるようにしましょう。
メール文言の例
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例）
件名：株式会社〇〇との会食の日程の件
（相手先の企業名）代表取締役 △△様
株式会社〇〇 （上司の名前）の代理で連絡をさせていただいております（自分の名前）と申します。
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お忙しいところ恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇 （上司の名前）代理：（自分の名前）
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場所の決め方
「接待」の場所の決め方ですが、相手方の会社の近くや自宅に帰りやすい場所を選ぶことももちろん重要なことです。しかし、相手方の希望にそぐわない場合もあります。
そうならないためにも、事前にその方の部下や秘書に好みをリサーチしておくことで、望んでいる場所や好みなどをスムーズに把握し決定することができるようになります。
さらに、お店が決まったからといって満足してはいけません。自分が訪れたことのないお店を選ぶと、当日になって何も分からず無駄な時間をかけてしまうことも。お店を選ぶ際は必ず下見を行い、ルートを把握しておくようにしましょう。
もちろん、日程が埋まってしまう恐れもあるため、できるだけ早い段階で予約を取るのはマストです。
今さら聞けない接待時の気配りやマナー
接待をしている身だということを忘れず、相手への気配りは欠かさないようにしましょう。
お酒の注ぎ方
相手のグラスが空になったら必ずこちらから注ぎに向かいます。ここで、お酒の種類によって注ぎ方が違うことに注意しましょう。
ビールを注ぐ場合
ラベルが上向きになるように瓶の底を持ち、もう片方の手で注ぎ口付近を添えるように支えて注ぐようにしましょう。グラスの3割ほどが泡になるように注ぐとビールをよりおいしそうに見せられます。
日本酒を注ぐ場合
とっくりの胴部分を持ち、もう片方の手で注ぎ口を添えるようにして注ぎます。この時、杯には触れてはいけません。また、注ぐ際は注ぎ口を上を向けた状態にするのが正しいマナーです。注ぐ量もお猪口いっぱいにはせず8分目あたりを意識して注ぎましょう。
ワインを注ぐ場合
ビール同様ラベルを上向きに瓶の底を持って注ぎます。プロは片手で注ぎますが、こぼさないことが一番大事ですので無理せずもう片方の手で支えて注ぎましょう。注ぎ過ぎると香りが広がりにくくなってしまいますので、おおよそグラスの1／3程度が目安だと言われています。
どんな話をすれば良いの？
食事中にどのようなな話をすれば良いかは相手の反応を見て判断しましょう。もちろん、仕事の話をすることはとても良いことですが、時には面白い話や相手の喜びそうな話題を出し、この人と一緒にいると楽しいと感じさせることで相手との信頼関係をさらに深める結果になる場合も。
日程や場所を決める際に、相手方の部下や秘書に趣味や好みをリサーチしておくと、話もしやすくなるでしょう。
一番偉い人の気配りに注力しすぎて、ほかの方たちをおろそかにすることにも気をつけましょう。接待の場では、細部にまで気を配り全員を笑顔で帰す気持ちで行うことが成功の秘訣と言えるでしょう。
席次
会場での席の場所は非常に重要なマナーになります。部屋の入り口から遠い方が上座。近い方が下座です。長いテーブルに3名以上が座る場合は中央が上座になります。上座、下座をしっかりと理解して座りましょう。
手土産
こちらが「接待」している側だということを理解し、手土産は必ず用意しましょう。
相手の好きな食べ物は何か。自分がもらって嬉しいか。日持ちするものなのか。などを考慮して用意します。渡すタイミングも重要です。食事の妨げとなってしまうため、必ず食事が終わった後に渡すようにしましょう。
接待後
食事が終わったからといって安心してはいけません。デザートも終わり食事やお酒の追加がないことが確認できたら、相手方に気づかれないようにさりげなく会計を済ませます。相手方がタクシーで帰られる場合は事前に予約を済ませましょう。お見送りはタクシーが見えなくなるまでお辞儀をします。
翌日になったら接待のお礼の連絡を忘れずに。接待の場に来ていただいたことを感謝する旨を電話かメールにて連絡しましょう。日程決めと同じように「上司の名前」の代理としての連絡です。
